FAQ Médecins

Pour des raisons, notamment, de secret médical, il est obligatoire de créer un compte distinct par patient majeur. Il n’est actuellement pas possible de créer 2 comptes avec un même numéro de mobile.

Vous devez créer le compte au nom d’un des parents, qui accompagnera l’enfant pendant la visioconférence. Si vous éditez une ordonnance avec notre générateur interne, vous pouvez ajuster les informations reprises sur l’ordonnance en cliquant sur « Personnaliser cette ordonnance ». Pour le remboursement, sélectionnez bien l’option « Saisie dans mon terminal Sesam sans vitale » : la feuille de soins Medaviz n’est pour le moment pas éditable, et reprendrait donc les informations du parent au lieu de l’enfant.

Vous devez poser 2 rendez-vous distincts. A l’issue du premier rendez-vous, vous le clôturez et le facturez. Puis vous démarrez le rendez-vous suivant et refaites la même procédure.

Vous ne pouvez pas modifier une fiche patient une fois celle-ci créée. Vous devez donc créer une nouvelle fiche patient, avec le bon numéro.

Pour éviter tout risque d’effacement de votre historique avec vos patients, vous ne pouvez pas les supprimer de votre compte. Nous vous invitons à nous adresser un email indiquant le numéro de mobile à désactiver.

Vous ne pouvez pas décaler un rendez-vous. Vous devez l’annuler et en créer un nouveau.

Vous allez dans le menu gris, puis cliquez sur Rendez-vous / A faire. Cliquez ensuite sur le bouton « Editer », tout à droite du rendez-vous concerné. Un bouton « Annuler » apparaitra.

Ces plages horaires sont purement indicatives, dans la mesure où Medaviz n’est pas un agenda et ne remplace pas votre agenda. Vos téléconsultations peuvent donc être plus ou moins longues que ce créneau sans que cela pose souci.

Vous avez probablement fait un premier essai de téléconsultation, où votre secrétaire tenait le rôle de patient(e). Notre système l’a donc enregistré(e) avec ce rôle. Nous vous invitons à nous envoyer un email avec le numéro de mobile et le mail de votre secrétaire, afin que nous ajustions son rôle dans le système.

Plus d’infos sur le rôle Secrétaires dans le mode d’emploi dédié ci-après : mode d’emploi délégation secrétaire.

Vous et votre médecin remplaçant devez créer vos comptes médecins individuels.

Une fois ces comptes créés, nous vous invitons à visionner ce tutoriel pour tout comprendre du fonctionnement de ce module :

Plusieurs possibilités derrière ce souci :

  • Le réseau internet est insuffisant
  • Vous êtes sur le navigateur Firefox ou une tablette => Pour un fonctionnement sans encombre de Medaviz, téléconsultez depuis un ordinateur fixe, avec le navigateur internet Chrome.
  • Vous n’avez pas autorisé l’accès webcam et/ou micro à Medaviz au moment d’entrer en visioconférence.

Il n’est pas possible de transmettre des documents après la clôture d’une téléconsultation. Si vous souhaitez avoir un peu de temps à l’issue de l’échange, invitez le patient à raccrocher. Vous pouvez ensuite rester dans l’espace de téléconsultation et finaliser tranquillement les documents à lui faire parvenir.

Non : notre générateur vous permet de faire des ordonnances « simples » ou « bizones ». Pour les autres ordonnances, nous vous invitons à les rédiger dans votre logiciel habituel, puis à les glisser dans l’espace prévu pour les documents externes.

Non : ces ordonnances doivent être imprimées sur un papier spécial. Elles ne peuvent donc actuellement pas être transmises via Medaviz.

Non. Nous vous invitons à faire votre arrêt de travail dans les conditions habituelles, puis à glisser les volets qui doivent parvenir aux patients dans l’espace prévu pour les documents externes.

Le patient recevra automatiquement les documents une fois l’acte clôturé par vos soins, de 2 façons :

  • Dans son application mobile
  • Par email, via liens sécurisés. Attention, ce mail arrive parfois dans les Spams !

Assurez-vous dans un premier temps auprès de votre CPAM que les cotations manquantes sont bien autorisée en téléconsultation.

Si tel est le cas, écrivez-nous à contat@medaviz.com en nous transmettant la liste (nomenclature + tarif).

Medaviz est gratuit pour les médecins en exercice individuel. Seuls des frais de gestion bancaire sont prélevés par Stripe, le système bancaire que nous utilisons (1% + 0,25 € sur chaque paiement patient).

Non : la commission n’est appliquée que sur les transactions financières ayant lieu via Medaviz.

L’onglet Cotation référence tous les actes que vous avez réalisés, avec la cotation effectuée pour chaque. L’onglet Reversement vous indique le différentiel qui vous est reversé après commission Stripe.

Non : Stripe vous reverse vos honoraires la première semaine du mois suivant. Si l’acte a eu lieu lors de la dernière semaine du mois, alors le reversement sera décalé au mois suivant.

Non : lorsque vous sélectionnez l’option « Feuille de soins émise par Medaviz », alors c’est au patient de la récupérer dans son application ou dans ses mails, l’imprimer en couleur et la renvoyer à sa CPAM.

Attention : si vous appliquez un tiers payant intégral, nous vous recommandons fortement de sélectionner l’option « Saisie dans mon terminal Sesam sans vitale » pour garantir la transmission de la feuille de soins, et donc votre rémunération !

Au moment de sélectionner l’option de remboursement du patient, vous pouvez cocher les cases « L’assuré n’a pas payé la part obligatoire » et « L’assuré n’a pas payé la part complémentaire ». Le patient sera alors débité de 0€.
Actuellement, vous pouvez soit appliquer un tiers payant intégral, soit ne pas appliquer de tiers-payant. Il n’est pas possible de faire de tiers-payant partiel.

Sélectionnez la cotation de l’acte. Une case « Honoraires » apparait à droite : vous pouvez indiquer ici le montant facturé de l’acte.

Non : Medaviz doit être ouvert depuis votre ordinateur, via le navigateur internet Chrome.

Pas encore, mais de nombreux partenariats sont en cours. N’hésitez pas à utiliser le module « Délégation » (dans Compte »), qui vous permet d’ouvrir la création des patients et des rendez-vous à votre secrétaire. Toutes les infos détaillées dans le mode d’emploi ci-après : mode d’emploi délégation secrétaire.

Au moment de la clôture de la téléconsultation, vous avez le choix entre 3 options :

  1. Émission par Medaviz d’une feuille de soins papier. Votre patient peut alors la récupérer dans son application et la reçoit également par email. Il lui suffit de l’imprimer en couleur, la compléter, la signer et la renvoyer à sa CPAM par courrier.
  2. Cotation en Sesam sans vitale. Vous êtes alors invité(e) à coter l’acte dans votre logiciel métier habituel. La télétransmission se fera automatiquement depuis votre logiciel vers l’Assurance Maladie.
  3. Acte non éligible au remboursement

Nous vous invitons à visionner notre tutoriel dédié qui reprend toutes les étapes d’une téléconsultation via Medaviz :

Vous avez probablement créé un compte patient avant de vous inscrire à Medaviz, par erreur ou pour faire des tests avec des confrères.

Pour ajuster cela et finaliser votre compte, nous vous invitons à nous renvoyer à contact@medaviz.com, un mail contenant :

  • La précision de votre numéro de mobile
  • La photo en couleur de votre carte d’identité recto et verso
  • La photo en couleur d’une ordonnance vierge, barrée, signée et non tamponnée
  • Un justificatif d’adresse professionnelle

Nos délais de validation vont de 3 à 5 jours actuellement. Vérifiez également vos Spams, au cas où notre mail de validation est dedans.

Installez-vous dans un cadre adapté.

Autant pour le médecin que pour le patient, la téléconsultation doit se dérouler dans un lieu permettant la confidentialité et le déroulé des échanges.

Pour cela, il est important que chacun puisse être dans un endroit silencieux, sans interruption ni dérangement, avec un éclairage correct, et un accompagnant si nécessaire.

La télémédecine est une pratique récente. Au-delà de votre rôle de médecin, il peut donc s’avérer nécessaire d’assister le patient dans l’utilisation de la plateforme, notamment pour les patients peu à l’aise avec les nouvelles technologies.

Il pourra s’agir :

  • De conseiller le patient sur le matériel adéquat pour une téléconsultation.
  • D’expliquer le processus de prise de rendez-vous, de paiement et de téléconsultation.

La téléconsultation remboursée par l’Assurance Maladie se fonde sur des principes précis, développés dans l’avenant 6 à la convention nationale. Parmi les impératifs, vous devez connaître le patient avec qui vous téléconsultez, et l’avoir vu physiquement au moins 1 fois au cours des 12 derniers mois. L’acte doit s’inscrire dans le respect du parcours de soins.

Comme pour toute consultation, il convient de se conformer au code de déontologie et aux bonnes pratiques :

  • Respectez le secret professionnel, en pratiquant dans un espace garantissant toute confidentialité.
  • Mettez à jour le dossier patient avec votre logiciel habituel, et transmettez-le au médecin traitant le cas échéant

Si elle respecte les conditions de l’Avenant 6, la téléconsultation est cotée comme un acte classique en cabinet, le patient étant remboursé de la même façon.

Pour l’heure, l’envoi de la feuille de soin ne peut pas être dématérialisé. Deux options s’offrent donc à vous en l’absence de la carte vitale du patient :

  • Facturer en mode SESAM sans Vitale depuis votre logiciel habituel. De manière dérogatoire, vous êtes exonéré(e) de l’envoi des pièces justificatives papier.

OU

  • Transmettre la feuille de soins depuis Medaviz. A la fin de la téléconsultation, vous cotez l’acte sur Medaviz comme une consultation en cabinet. Une feuille de soins peut alors être mise à disposition du patient via son application smartphone, et il sera prélevé du montant que vous avez indiqué lors de la cotation.

Depuis la page d’accueil, cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un patient ».

Une fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez indiquer les coordonnées de votre patient : son numéro de téléphone mobile, son adresse mail, son prénom et son nom.

Cliquez ensuite sur « Ajouter le patient ».

Le patient reçoit automatiquement un SMS et un email l’invitant à télécharger l’application pour smartphone Medaviz.

Depuis la page d’accueil, cliquez sur le bouton vert « Ajouter une téléconsultation ».

Une fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez indiquer le patient concerné, la date et l’heure du rendez-vous. Vous pouvez également ajouter une note publique, indiquant par exemple le motif de la consultation, que le patient verra dans son application smartphone Medaviz.

Cliquez ensuite sur « Ajouter ».

Le bouton « Ajouter et démarrer » vous permet de lancer une téléconsultation immédiatement.

Le patient reçoit automatiquement un email l’informant du rendez-vous, et lui rappelant de télécharger l’application pour smartphone Medaviz en amont.

Il y a deux options pour démarrer la téléconsultation, selon le type de rendez-vous que vous avez posé.

J’ai cliqué sur « Ajouter et démarrer »

→ Vous arrivez directement dans la salle de téléconsultation.

J’ai planifié le rendez-vous en avance

→ Connectez-vous à Medaviz : vous arrivez sur la page d’accueil, où figurent les rendez-vous prévus pour la date du jour.

→ Un bouton vert « Démarrer » apparaît à côté de chaque rendez-vous. Cliquez dessus au jour et à l’heure de la téléconsultation : vous entrez dans la salle de téléconsultation.

Pensez à autoriser successivement l’usage de la webcam et du micro : le système vous le demande automatiquement.

Ça y est, vous êtes entré dans la salle de téléconsultation et votre patient vous a rejoint.

Le bouton « Transmettre des documents » en bas à droite de l’écran ouvre un volet qui vous propose différentes actions :

→ Je souhaite transmettre des documents

→ Je souhaite consulter des documents transmis

→ Je souhaite accéder aux informations du patient

→ Je souhaite prendre des notes

Consultez les réponses aux questions ci-dessous pour en savoir plus →

En cliquant sur « Documents transmis par le médecin », une section s’ouvre vous permettant de réaliser des prescriptions avec l’outil Medaviz (onglet ORDONNANCE) ou de partager des documents depuis votre ordinateur (onglet DOCUMENT).

→ Je veux réaliser des prescriptions avec l’outil

Le générateur d’ordonnance de Medaviz est extrêmement simple d’utilisation : il vous suffit d’entrer le contenu de la prescription dans la zone de texte prévue à cet effet, puis de cliquer sur le bouton bleu « Ajouter » en bas à droite.

L’ordonnance apparait ensuite dans la liste des pièces jointes juste en dessous.

En cliquant dessus, vous pourrez vérifier que le contenu est correct. Le document reprend les informations professionnelles que vous avez renseignées lors de votre inscription à Medaviz, ainsi que les informations du patient de base, accessibles depuis la section « Détails du patient ».

Vous pouvez supprimer un document en cliquant sur l’icône poubelle qui apparait à sa gauche.

Le patient ne recevra ces documents qu’après la téléconsultation, lorsque vous aurez clôturé l’acte.

→ Je veux partager des documents depuis le PC

L’onglet DOCUMENT vous permet de partager des documents en format PDF ou JPEG depuis votre ordinateur.

Il suffit de glisser chaque document dans la zone prévue à cet effet, ou de cliquer dans la zone et sélectionner le document à partager.

Une fenêtre s’ouvrira pour indiquer que le document charge.

A l’issue du chargement, le document apparaitra dans la liste des pièces jointes juste en dessous.

Le patient ne recevra ces documents qu’après la téléconsultation, lorsque vous aurez clôturé l’acte.

Vous pouvez supprimer un document en cliquant sur l’icône poubelle qui apparaît à sa gauche.

Avant de vous retrouver en téléconsultation, le patient a la possibilité de partager des documents avec vous : photo de lésions, résultats d’analyses, etc.

En cliquant sur « Documents transmis par le patient », vous accédez à la liste des documents transmis.

En cliquant sur un document, cela permet de l’ouvrir en grand.

Le patient ne peut joindre les documents qu’avant la téléconsultation. Il n’est pas possible pour lui de les partager en direct.

En cliquant sur DÉTAILS PATIENT, vous accédez à 3 sections :

1. Les informations du patient :

  • Prénom
  • Nom
  • Date de naissance
  • Taille
  • Poids
  • Adresse mail

Vous pouvez les modifier et cliquer sur ENREGISTRER pour conserver ces modifications. Ce sont ces informations qui apparaitront par défaut sur les ordonnances que vous génèrerez via notre outil.

2. Les antécédent médicaux du patient : vous pouvez y entrer et enregistrer les antécédents que vous souhaitez conserver dans Medaviz.

3. Les traitements en cours du patient : vous pouvez y entrer et enregistrer les traitements en cours que vous souhaitez conserver dans Medaviz.

En cliquant sur NOTE PRIVEE, une zone de texte libre apparait. Vous pouvez la compléter avec les notes que vous souhaitez prendre en lien avec ce rendez-vous, puis cliquer sur ENREGISTRER.

Ces notes ne seront pas partagées avec votre patient. Vous pourrez les retrouver après avoir clôturé l’acte, dans les informations relatives au rendez-vous.

Vous avez fini d’échanger avec votre patient ? Raccrochez en cliquant sur le bouton rouge en bas à gauche de votre écran.

Vous arrivez alors sur un écran vous proposant 3 options :

1. Reprendre la téléconsultation => cliquez dessus si vous avez raccroché par erreur, ou si vous souhaitez ajuster les documents à transmettre par exemple

2. Clôturer => cliquez dessus si vous souhaitez transmettre les documents au patient et gérer la facturation de l’acte

3. Annuler => cliquez dessus si le rdv n’a finalement pas lieu d’être !

Lorsque vous cliquez sur Clôturer, une fenêtre apparait vous permettant de coter l’acte selon la nomenclature adaptée. Sélectionnez l’acte adéquat et ajustez les honoraires dans le champ libre à côté si nécessaire.

Choisissez ensuite le mode de remboursement pour le patient :

1. Emission par Medaviz d’une feuille de soins papier

Indiquez les conditions de prise en charge des soins. La section « Paiement » vous permet ensuite d’appliquer le tiers-payant intégral le cas échéant.
=> Le patient devra imprimer la feuille de soins en couleur et l’envoyer par courrier à sa caisse d’Assurance Maladie.

2. Saisie sur votre terminal Sesam sans vitale

Une coche vous permet d’appliquer le tiers-payant intégral le cas échéant.
=> La transmissions sera faite automatiquement à la caisse d’assurance maladie, et vous êtes exonéré de l’envoi de pièces justificatives papier.

3. Téléconsultation non éligible au remboursement

Selon les options que vous aurez indiquées, le montant dont sera débité le patient variera. Le paiement du patient sera déclenché automatiquement. Il vous est indiqué à gauche de la case vous permettant de Confirmer.

En clôturant l’acte, les documents que vous souhaitez transmettre au patient vont être automatiquement mis à sa disposition de 2 façons : par email, et dans l’application pour smartphone Medaviz.

Pour des raisons d’efficacité de traitement, nous vous recommandons fortement de choisir la saisie sur votre terminal Sesam sans vitale.

fig. 1

fig. 2

fig. 3

Dans le menu gris à gauche, cliquez sur Rendez-vous / A venir. La liste de vos téléconsultations programmées apparaît.

Cliquez sur le bouton « Editer », au bout de la ligne de la téleconsultation concernée.

Vous arrivez sur un récapitulatif du rendez-vous. Cliquez sur le bouton « Annuler ».

Le patient reçoit automatiquement un email et une notification dans l’application, l’informant de l’annulation du rendez-vous et l’invitant à vous contacter directement si nécessaire.

Dans le menu gris à gauche, cliquez sur Rendez-vous / Terminé.

La liste de vos téléconsultations terminées apparaît.

Cliquez sur le bouton « Editer », au bout de la ligne de la téleconsultation concernée.
Vous arrivez donc sur un récapitulatif du rendez-vous.
Vous avez possibilité de :
  • mettre des notes ;
  • retrouver les documents partagés lors de l’échange avec votre patient ;
  • s’informer de l’état du paiement, ainsi du montant encaissé.

Figures :

→ Il est possible d’insérer des éventuelles notes de votre échange afin de garder une trace de votre rendez-vous avec votre patient.

→ Vous pouvez vous informer de l’état du paiement, ainsi du montant encaissé dans le récapitulatif de votre rendez-vous.

→ Vous avez la possibilité de retrouver les documents partagés lors de l’échange avec votre patient. Les documents que vous avez partagé à votre patient et les documents / photos que le patient vous a envoyé lors de la téléconsultation.

Si votre patient est en ALD, vous pouvez générer une ordonnance bizone en cliquant sur le bouton Bizone. Une nouvelle section apparaitra, vous permettant deux types de prescription :

  • prescriptions relatives au traitement de l’ALD
  • prescriptions sans rapport avec l’ALD

Entrez le contenu de la prescription dans la zone de texte prévue à cet effet, puis cliquez sur le bouton bleu « Ajouter » en bas à droite. L’ordonnance apparait ensuite dans la liste des pièces jointes juste en dessous.

En cliquant dessus, vous pourrez vérifier que le contenu est correct. Le document reprend les informations professionnelles que vous avez renseignées lors de votre inscription à Medaviz, ainsi que les informations du patient de base, accessibles depuis la section « Détails du patient ».

Vous pouvez supprimer un document en cliquant sur l’icône poubelle qui apparait à sa gauche.

Le patient ne recevra ces documents qu’après la téléconsultation, lorsque vous aurez clôturé l’acte.

fig. 1

fig. 2

fig. 3

Si le patient avec qui vous téléconsultez a besoin d’une ordonnance pour son enfant ou pour un parent âgé, vous pouvez ajuster le destinataire de l’ordonnance.

Cliquez sur Personnaliser cette ordonnance et complétez les informations relatives au patient : prénom, nom, date de naissance, taille et poids.

Entrez ensuite le contenu de la prescription dans la zone de texte prévue à cet effet, puis cliquez sur le bouton bleu « Ajouter » en bas à droite. L’ordonnance apparait dans la liste des pièces jointes juste en dessous.

En cliquant dessus, vous pourrez vérifier que le contenu est correct. Le document reprend les informations professionnelles que vous avez renseignées lors de votre inscription à Medaviz, ainsi que les informations relatives au patient que vous avez ajustées.

Les informations du patient seront mises à jour pour cette ordonnance uniquement. Cela ne modifie pas les informations de base du patient.

Le patient ne recevra ces documents qu’après la téléconsultation, lorsque vous aurez clôturé l’acte.

Vous pouvez supprimer un document en cliquant sur l’icône poubelle qui apparaît à sa gauche.

fig. 1

fig. 2

fig. 3

La qualité de la connexion est déterminante pour téléconsulter dans de bonnes conditions. Souscrivez à un abonnement haut débit (idéalement par fibre), et connectez votre ordinateur par câble Ethernet et non par Wifi.

Vous pouvez tester votre connexion sur le site suivant : https://www.speedtest.net/

Le débit montant doit être supérieur à 1 Mbps.

Veillez à ne pas utiliser la bande passante de votre connexion internet pour d’autres usages que la téléconsultation :

  • Limitez les téléchargements de fichiers et les mises à jour de logiciels.
  • Evitez l’utilisation de services générant des flux audio et vidéo : Netflix, Youtube, Spotify, Deezer…
  • Fermez les programmes qui pourraient ralentir votre connexion et mettez en pause les outils de sauvegarde de type Dropbox.

Medaviz doit être ouvert depuis le navigateur Chrome, dans ses versions 63.0 et postérieures.

Vous n’avez pas Chrome sur votre ordinateur ? Installez-le en quelques clics : Installer Chrome.

Medaviz est disponible en mode SaaS sur votre ordinateur et ne requiert donc aucune installation préalable.

  • Cliquez sur le bouton représentant trois points situé à droite de la barre d’URL.
  • Sélectionnez Aide.
  • Cliquez sur À propos de Google Chrome.

Une fenêtre s’ouvrira avec l’indication de la version en cours d’utilisation.

Vous devez utiliser un ordinateur pour pouvoir vous connecter à Medaviz.

Votre ordinateur doit obligatoirement être équipé d’une webcam et d’un micro.

Medaviz marche aussi bien sur Mac que sur PC, il faut seulement que votre navigateur soit compatible.

Côté patients, Medaviz est accessible depuis l’application disponible sur l’App store (téléphones et tablettes Apple) et le Play store (téléphones et tablettes Androïd).

La double authentification est aussi appelée validation en deux étapes ou authentification à deux facteurs.

Medaviz a retenu le système de double authentification proposé par Google : Google Authenticator. Ce système génère un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes.

Pour l’activer :

  1. Allez sur le menu gris à gauche de votre écran et cliquez sur Compte puis Double authentification.
  2. Cliquez sur le bouton bleu « Je souhaite activer la double authentification »
  3. Suivez la procédure indiquée.

Parce que la sécurité des données de santé est fondamentale, Medaviz garantit la sécurisation de l’ensemble des flux.

Les données de santé sont hébergées chez un hébergeur agréé de données de santé (HDS), qui répond à des normes réglementaires très strictes.

Medaviz est en conformité avec la réglementation française en vigueur ainsi qu’avec les recommandations de la HAS et la CNIL. Les données médicales sont stockées pendant la durée de conservation légale et ne sont jamais exploitées à des fins commerciales.

Plus d’infos sur notre hébergeur : https://www.coreye.fr/fr